راهنمای ابزارهای ایمن چت گروهی و کنفرانس

 بیماری کوید - ۱۹ سبب شده  که تیم های مختلف به طور فزاینده ای از راه دور کار کنند. همه ما در مورد امنیت ارتباطات خود با یکدیگر سوالهایی داریم. ماند اینکه: بهتر است از کدام بستر یا ابزار ارتباطی استفاده کنیم؟ این ابزارها برای برگزاری جلسات حساس داخلی چقدر امن هستند؟ برای جلسات آموزش آنلاین یا دوره های آموزش از راه دور، چه ویژگی هایی لازم و کافی است، بدون اینکه حریم خصوصی و امنیت شرکت کنندگان را در معرض خطر قرار گیرد؟

این نمای ساده تهیه شده توسط فرانت لاین دفندرز ممکن است در انتخاب ابزار مناسب برای نیازهای خاص به شما کمک کند.

Download PDF of the flow chart

توجه داشته باشید:

• با رمزگذاری آغاز تا پایان (e2ee) ، پیام شما قبل از اینکه دستگاه شما را ترک کند رمزگذاری می شود و تنها با رسیدن به دستگاه گیرنده مورد نظر رمزگشایی می شود. استفاده از e2ee در صورت برنامه ریزی برای انتقال ارتباطات حساس ، مانند جلسات تیم داخلی یا شرکا ، مهم است.

• با رمزگذاری به سرور ، پیام شما قبل از اینکه دستگاه شما را ترک کند رمزگذاری می شود ، اما روی سرور رمزگشایی می شود ، پردازش می شود و دوباره قبل از ارسال به گیرنده (ها) رمزگذاری می شود. اگر به سرور کاملاً اعتماد دارید، رمزگذاری به سرور خوب است.

چرا زوم یا سیستم عامل ها / ابزارهای دیگری در اینجا ذکر نشده اند: بسیاری از سیستم عامل ها وجود دارند که می توانند برای ارتباطات گروهی مورد استفاده قرار گیرند. در این راهنما ما به مواردی متمرکز شده ایم که فکر می کنیم تجربیات خوب و بهترین ویژگی های امنیتی و امنیتی را به کاربر ارائه می دهند. البته هیچ کدام از سیستم عامل ها نمی توانند ۱۰۰٪ حریم خصوصی یا امنیت کاربر را تضمین کنند. در تمام ارتباطات خطراتی وجود دارد. اما ما ابزارهایی مانند زوم ، اسکایپ ، تلگرام و غیره را در این راهنما نگنجانده ایم، زیرا معتقدیم خطر استفاده از آنها بسیار گسترده است  و به همین دلیل فرانت لاین دیفندرز استفاده از آنها را توصیه نمی کند.

نظارت و رفتار: برخی از شرکت ها مانند فیس بوک ، گوگل ، اپل و برخی دیگر به طور مرتب اطلاعات مربوط به کاربران و فعالیت های آنلاین آنها را جمع آوری ، تجزیه و تحلیل می کنند. برای بیشتر ما - اگر نگوییم همه ما -  قبلاً توسط این شرکتها پروفایل ساخته شده است. اگر ارتباطات به سرورهای این سیستم عامل رمزگذاری شده باشد ، احتمالاً مالک سرور این ارتباط را ذخیره  می‌کند. حتی با رمزگذاری پایان تا پایان ، مکان ، زمان ، مشخصات کسی به آنها متصل می شوید ، تعداد دفعات تماس  و اطلاعاتی مانند این ممکن است هنوز هم ذخیره شوند. اگر موافق جمع آوری ، ذخیره و به اشتراک گذاری این داده ها نیستید، توصیه می کنیم از استفاده از خدمات آن شرکت ها خودداری کنید.

سطح محافظت از تماس شما نه تنها به بستر و اپلیکیشن مورد استفاده شما بستگی دارد، بلکه به امنیت فیزیکی فضایی که شما و دیگران در تماس در آن قرار دارید  و همچنین محافظت دیجیتالی دستگاه هایی که شما و دیگران برای تماس استفاده می کنید. نیز بستگی دارد.

این مطالب را نیز مطالعه کنید:

• محافظت جسمی ، عاطفی و دیجیتال در حالی که در زمان کوید ۱۹ از خانه به عنوان دفترکار استفاده می کنید

احتیاط: استفاده از رمزگذاری در بعضی کشورها غیرقانونی است. قبل از تصمیم گیری در مورد استفاده از ابزارهای ذکر شده در این راهنما ، باید قانون کشور خود را مطالعه کرده و در نظر بگیرید.

معیارهای انتخاب ابزار یا سیستم عامل مناسب

قبل از انتخاب هر بستر ارتباطی ، اپلیکیشن یا برنامه بسیار توصیه می شود که ابتدا در مورد آن تحقیق کنید. در زیر چند سوال مهم را که باید در نظر بگیرید ذکر کرده ایم:

• آیا این پلتفرم به اندازه کافی بالغ است؟ مدت زمان اجرای آن چقدر است؟ آیا هنوز هم به طور جدی توسعه می یابد؟ آیا جامعه بزرگی از توسعه دهندگان فعال دارد؟ چند کاربر فعال دارد؟

• آیا این پلتفرم، بستر رمزگذاری پیامها را دارد؟ آیا امکان رمزگذاری کامل مبدا تا مقصد را ارایه می‌دهد یا اینکه فقط تا سرور رمزگذاری می‌شود و سرور به پیامها دسترسی دارد؟

• مالک پلتفرم در کدام حوزه قضایی است و سرورها کجا قرار دارند؟ آیا ممکن است از این نظر خطری برای شما یا شرکایتان ایجاد ش

• آیا این پلتفرم امکان خود میزبانی را فراهم می کند؟

• آیا این پلتفرم کدباز (اوپن سورس) است؟ آیا همه به کدهای آن دسترسی دارند و می توانند آن را بررسی کنند؟

• آیا این پلتفرم به شکل مستقل حسابرسی شده است؟ آخرین حسابرسی کی بوده است؟ کارشناسان درباره این بستر چه می گویند؟

• تاریخچه توسعه و مالکیت این پلتفرم چیست؟ آیا در گذشته چالشهای امنیتی داشته است؟ صاحبان و توسعه دهندگان چگونه نسبت به آن چالش ها واکنش نشان داده اند؟

• در این پلتفرم شما چگونه با دیگران ارتباط برقرار می کنید؟ آیا باید شماره تلفن ، ایمیل یا نام مستعار داشته باشید؟ آیا نیاز به نصب یک برنامه جداگانه دارید؟ این برنامه به چه بخش هایی از دستگاه شما دسترسی خواهد داشت؟ آیا این دسترسی، شامل دفترچه تلفن ، مکان استقرار شما ، میکروفون ، دوربین و غیره است؟

• چه چیزی در سرور ذخیره می شود؟ مالک پلتفرم به چه چیزهایی دسترسی دارد؟آیا این سیستم عامل دارای ویژگی های مورد نیاز برای کارهای خاص مورد نیاز شماست؟

• آیا این پلتفرم از نظر هزینه مقرون به صرفه است؟ آیا نیاز به پرداخت هزینه های احتمالی اشتراک ، یادگیری و اجرا و پشتیبانی احتمالی آی تی مورد نیاز ، هزینه میزبانی و غیره وجود دارد.

   

اطلاعات بیشتر درباره هر ابزار یا سرویس در این راهنما ذکر شده است

سیگنال : https://signal.org/

• مالک:  سازمان غیر انتفاعی بنیاد فناوری سیگنال / ایالات متحده
• رمزگذاری: پایان به پایان (از دستگاه فرستنده تا دستگاه گیرنده)
• ویژگی ها: امکان ارتباط از طریق صدا / ویدیو/ متن، امکان ناپدید کردن پیامها؛ یادداشت صوتی؛ ارسال فایل یا عکس.
• مجوز: مجانی و کدباز (مجوز عمومی GNU v3.0)
• میزبان: سرور سیگنال
• هزینه: مجانی
• محدودیت شرکت کنندگان: صدا یک به یک / ویدیو یک به یک / متن نامحدود
• نیاز به حساب: بله ، ثبت نام با شماره تلفن
• دسترسی از طریق: اپلیکیشن در تلفن همراه یا برنامه روی کامپیوتر
• توجه: برای برقراری ارتباط با دیگران از طریق سیگنال، باید شماره تلفن خود را به آنها اطلاع دهید.  توصیه می کنیم از تنظیمات امنیتی از جمله رمزسیگنال ، قفل ثبت نام ، قفل صفحه کلید و فعال کردن امنیت صفحه در تنظیمات حریم خصوصی استفاده کنید. سیگنال گزارش شفافیت را منتشر می کند.

دلتا چت: https://delta.chat

• مالک : شرکت تجاری مرلینوکس / آلمان
• رمزگذاری: پایان به پایان (از دستگاه فرستنده تا دستگاه گیرنده)
• ویژگی ها: امکان ارسال متن؛ یادداشت صوتی؛ ارسال فایل یا عکس
• مجوز: مجانی و کدباز (مجوز عمومی GNU v3.0)
• میزبانی وب: با هر سرور ایمیل کار می کند (دسترسی IMAP لازم است)
• هزینه: مجانی
• محدودیت شرکت کنندگان: نامحدود
• نیاز به حساب: بله ، هر حساب ایمیل با پشتیبانی IMAP.
• دسترسی از طریق اپلیکیشن تلفن همراه یا برنامه رایانه‌ای
• توجه: برای برقراری ارتباط با دیگران ، باید به آنها ایمیل خود را اطلاع دهید.

وایر- https://wire.com/

• مالک:  شرکت وایر سوئیس / سوئیس
• رمزگذاری: پایان به پایان (از دستگاه فرستنده تا دستگاه گیرنده)
• ویژگی ها: صدا / فیلم / متن. امکان ناپدید کردن پیامها؛ یادداشت صوتی؛ ارسال فایل یا عکس؛
• مجوز:  مجانی و کدباز (مجوز عمومی GNU v3.0)
• سرور: GNU Affero (مجوز عمومی v3.0)
• میزبانی: روی سرور وایر
• هزینه: رایگان برای استفاده شخصی ، در غیر اینصورت هزینه ماهانه 
• محدودیت های شرکت کنندگان: صوتی تا ۱۰ نفر/ ویدیویی تا ۴ نفر/ پیام تا ۵۰۰ نفر شرکت کننده
• نیاز به حساب: بله ، ثبت نام از طریق ایمیل یا شماره تلفن. هر شرکت کننده می تواند یک گروه ارتباطی ایجاد کند.
• دسترسی به برنامه: تلفن همراه ، رایانه.

جیستی میت - https://jitsi.org/jitsi-meet/

• مالک: شرکت تجاری 8x8 / آمریکا
• رمزگذاری: به سرور
• ویژگی ها: صدا / ویدیو/ متن؛ اشتراک صفحه نمایش؛ ضبط جلسات بسته به پیکربندی سرور؛ پخش مستقیم (در یوتیوب)
• مجوز: کدباز (سرور: Apache License 2.0)
• میزبانی: امکان خود میزبانی و میزبان شخص ثالث. لیستی از سرورهای قابل اعتماد با دسترسی عمومی را که در فلوچارت پیشنهاد شد را در بالا مشاهده کنید.
• هزینه: مجانی
• محدودیت های شرکت کنندگان: بستگی به پیکربندی سرور ، اغلب ۷۵شرکت کننده دارد.
•  نیاز به حساب: خیر، هر شرکت کننده می تواند با باز کردن پیوند ، یک تماس را شروع کند.
• دسترسی به برنامه:  از طریق تلفن همراه ، رایانه (از طریق مرورگر یا برنامه)
• توجه: از آنجا که جیستی میت از رمزگذاری در سرور استفاده می کند ، استفاده از یک سرور قابل اعتماد بسیار مهم است. ما در بالا برخی از سرورهایی که آنها را معتبر می دانیم لیست کردیم. می توانید میزبان جیستی میت را در سرور خود داشته باشید. جیستی میت به زودی در حال معرفی رمزگذاری پایان به پایان است. در برخی از سرورها ممکن است گزینه "تلفن در" را مشاهده کنید ، توجه داشته باشید که این کارها با تماسهای غیررمزگذاری شده و معمولی انجام می شود. علاوه بر این شما می توانید از ویژگی محافظت از رمز عبور برای پیوستن به تماس استفاده کنید.

بیگ بلو باتن (دکمه آبی) - https://bigbluebutton.org/

• مالک: شرکت بیگ بلو باتن / آمریکا
• رمزگذاری: به سرور
• ویژگی ها: صدا / ویدیو/ متن. اشتراک گذاری جلسه/ اشتراک گذاری صفحه / تخته سفید(وایت برد)/ یادداشت های مشترک / اتاق های جانبی/ ضبط تماس
• مجوز: کد باز و مجانی (سرور: GNU Affero (مجوز عمومی v3.0))
• میزبانی: خود میزبان
• هزینه: مجانی
• محدودیت  شرکت کنندگان: بستگی به پیکربندی سرور ، به طور معمول حداکثر ۱۵۰ شرکت کننده
• نیاز به حساب: برای مجری بله، ثبت نام از طریق ایمیل.  برای شرکت کنندگان خیر. فقط مجری می تواند یک اتاق جلسه یا کلاس آموزش ایجاد کند.
• دسترسی به برنامه: از طریق تلفن همراه، رایانه( مرورگر یا برنامه)
• توجه: دکمه آبی نرم افزاری است که می تواند بر روی سرور نصب شود. این ویژه برای جلسات آموزش آنلاین طراحی شده  و دارای بسیاری از ویژگی های بسیار عالی ویژه برای این کار است (به آموزش های مربوط به شرکت کنندگان و مجریان مراجعه کنید)

وربای - https://whereby.com/

• شرکت تجاری صاحب: خدمات ارتباط تصویری ویدیونور / نروژ
• رمزگذاری: پایان به پایان (برای حداکثر ۴ شرکت کننده) / به سرور (برای شرکت کنندگان بیشتر)
• ویژگی ها: ضبط صدا / فیلم / متن / صفحه / ضبط تماس
• مجوز: اختصاصی
• میزبان: سرور وربای
• هزینه: رایگان (برای حداکثر ۴ شرکت کننده) / اشتراک ماهانه (برای شرکت کنندگان بیشتر)
• محدودیت های شرکت کنندگان: ۵۰ شرکت کننده (بستگی به اشتراک)
• نیاز حساب: برای مجری بله؛ فقط مجری می تواند جلسه ای را تنظیم و شروع کند
• دسترسی به برنامه: از طریق تلفن همراه یا رایانه

بلوجین - https://www.bluejeans.com/

• مالک: شبکه بلوجین (ورایزن)/ آمریکا
• رمزگذاری: به سرور
• ویژگی ها: ضبط صدا / ویدیو/ متن / جلسه
• مجوز: اختصاصی
• میزبان: سرور بلوجین
• هزینه: هزینه ماهانه دارد
• محدودیت های شرکت کنندگان: ۱۰۰ شرکت کننده (بستگی به اشتراک)
• نیاز حساب: برای مجری بله (ثبت نام از طریق ایمیل) ، برای شرکت کنندگان خیر
• دسترسی: از طریق تلفن همراه ، مرورگر در رایانه و تماس تلفنی

گو تو میتینگ - https://www.gotomeeting.com/

• مالک: شرکت لاگ مین / آمریکا
• رمزگذاری: به سرور
• ویژگی ها: تماس صوتی / تصویری / پیام / اشتراک گذاری صفحه / ضبط تماس
• مجوز: اختصاصی
• میزبان: در سرور گو تو میتینگ
• هزینه: هزینه ماهانه
• محدودیت های شرکت کنندگان: ۳۰۰۰ شرکت کننده (بستگی به اشتراک)
• نیاز حساب:  مدیر و مجری بله (ثبت نام از طریق ایمیل) ، شرکت کنندگان خیر
• دسترسی به برنامه : از طریق  تلفن همراه ، مرورگر، رایانه ، تماس تلفنی

فیس تایم / آی مسیج - https://www.apple.com/ios/facetime

• مالک: شرکت اپل/ آمریکا
• رمزگذاری: پایان به پایان
• ویژگی ها: صوتی / تصویری / متن / پیام صوتی / انتقال پرونده
• مجوز: اختصاصی
• میزبان: در سرورهای اپل
• مجانی
• محدودیت های شرکت کنندگان: ۳۲ شرکت کننده(در همه مناطق)
• نیاز به حساب: بله ، ثبت نام از طریق ایمیل و شماره تلفن. هر شرکت کننده می تواند یک گروه ارتباطی ایجاد کند.
• دسترسی به برنامه: از طریق تلفن و رایانه
• توجه: فیس تایم / آی مسیج  فقط از دستگاه های اپل مانند آیفون ، مک بوک یا آی پد کار می‌کند. اپل ممکن است سوابق برخی از ارتباطات را ثبت کند. اپل گزارش شفافیت را منتشر می کند.

گوگل میت - https://meet.google.com/

• شرکت تجاری مالک: گوگل / آمریکا
• رمزگذاری: به سرور
• ویژگی ها: صدا / تصویر/ متن / به اشتراک گذاری صفحه نمایش / برنامه ریزی تماس / به اشتراک گذاری فیلم / فیلتر سر و صدای پس زمینه
• مجوز: اختصاصی
• میزبان:  سرورهای گوگل
• هزینه: تا ۳۰  سپتامبر مجانی و  بعد از آن هزینه اشتراک دارد
• محدودیت شرکت کنندگان:۲۵۰ شرکت کننده تا سپتامبر ۲۰۲۰، پس از آن با حساب معمولی ۱۰۰ شرکت کننده 
•  نیاز به حساب: بله ، مجری باید حساب گوگل داشته باشد. اما شرکت کنندگان  خیر. فقط مجری می تواند یک اتاق جلسه ایجاد کند.
• دسترسی: از طریق تلفن همراه و رایانه ( مرورگر یا برنامه)
• توجه:  گوگل ممکن است برخی از اطلاعات را ضبط کند زیرا از آن برای رمزگذاری به سرور استفاده می کند. گوگل گزارش شفافیت را منتشر می کند.

دوو - https://duo.google.com/

• مالک : شرکت گوگل / آمریکا
• رمزگذاری: پایان به پایان
• ویژگی ها: صدا / تصویر
• مجوز: اختصاصی
• میزبان در سرورهای گوگل
• مجانی
• محدودیت های شرکت کنندگان:۱۲ شرکت کننده در تاریخ مارس ۲۰۲۰، هدف ۳۲ شرکت کننده
• نیاز به حساب: بله - از طریق شماره تلفن
• دسترسی: از طریق تلفن همراه
• توجه: دوو فقط از طریق تلفن همراه (اندروید  و آی او اس) کار می کند. برای پهنای باند کم بهینه شده است. گوگل ممکن است برخی از اطلاعات را در مورد ارتباط ضبط کند.

واتساپ - https://www.whatsapp.com/

• مالک: فیسبوک  / آمریکا
• رمزگذاری: پایان به پایان
• ویژگی ها: صدا / ویدیو/ متن. پیام صوتی / ارسال پرونده ها
• مجوز: اختصاصی
• میزبان: سرورهای فیس بوک
• مجانی
• محدودیت شرکت کنندگان: ۸ شرکت کننده برای ویدیو و فیلم / ۲۵۶ شرکت کننده برای پیام/ هر کسی می تواند یک گروه ارتباطی ایجاد کند
• نیاز به حساب: بله ، ثبت نام با شماره تلفن
• دسترسی به برنامه: از طریق تلفن همراه و برنامه در رایانه
• توجه: برای برقراری ارتباط با دیگران ، باید شماره تلفن خود را به آنها اطلاع دهید. ممکن است فیس بوک برخی اطلاعات را در مورد ارتباط ضبط کند. فیسبوک برای برقراری تماس با بیش از۸ شرکت کننده (حداکثر ۵۰ شرکت کننده) در حال توسعه اتاق های مسنجر واتساپ است. این اتاقهای پیام امکان رمزگذاری کامل (پایان به پایان) را به شما ارائه نمی دهد و به فیس بوک اجازه می دهد تا به تمام محتوای ارتباطات دسترسی داشته باشد.
   

توصیه های مکالمات ویدئویی ، وبینار یا آموزش آنلاین

توصیه هایی برای تماس ویدیویی: بدون شک در شرایط  کنونی بیشتر از گذشته به سازماندهی یا شرکت در تماسهای ویدیویی نیاز دارید. ممکن است همه بلد نباشند که چگونه بدون اینکه خود و داده های خود را در معرض خطر زیادی قرار دهند، در این تماسها شرکت کنند.

• در نظر داشته باشید که هنگام وصل شدن تماس ممکن است دوربین و میکروفون شما به طور پیش فرض روشن شود. بهتر است که دوربین خود را با یک برچسب بپوشانید (مراقب باشید که باقی مانده ماده چسبنده روی لنز دوربین باقی نماند) و تنها هنگام استفاده از دوربین برچسب آن را بردارید.
• احتمالاً شما نمی خواهید اطلاعات زیادی در مورد خانه ، تصاویر خانوادگی ، یادداشت های روی دیوارها یا تخته ها و غیره ارائه دهید. به پس زمینه توجه داشته باشید ، دقت کنید که چه کسی و چه چیزی در قاب تصویر جز شما وجود دارد؟ به عنوان مثال،  قبل از تماس می‌توانید اپلیکیشن میت جیتسی را باز کنید  و بر روی دکمه اجراء کلیک کنید تا با روشن شدن دوربین ببینید که چه چیزی در تصویر وجود دارد. در نظر داشته باشید پس زمینه تصویر را مرتب کنید. همچنین مراقب صداهای پس زمینه نیز باشید. شاید بهتر باشد که درب و پنجره ها را ببندید ، یا به کسانی که با شما زندگی می‌کنند در مورد جلسه خود اطلاع دهید.
• خدمات تماس ویدیویی ممکن است اطلاعاتی را در مورد مکان و فعالیت شما جمع آوری کند بنابراین بهتر است که استفاده از وی‌پی ان را در نظر بگیرید (به راهنمای محافظت جسمی ، عاطفی و دیجیتالی هنگام استفاده از خانه به عنوان دفتر در زمان کووید ۱۹ مراجعه کنید).
• بهتر است صورت خود را به گونه ای قرار دهید که چشمانتان کم و بیش در قسمت بالای تصویر باشد و سر شما کاملاً در تصویر دیده شود. مگر اینکه شما نخواهید چهره خود را فاش کنید ، دقت کنید جایی برای نشستن انتخاب کنید که پشت شما چراغ یا پنجره نباشد. نور روز یا لامپ از جلو بهترین است. در قاب دوربین بمانید. بهتر است که هر از گاهی به لنزها نگاه کنید تا با دیگران ارتباط برقرار کنید. اگر از تلفن همراه خود استفاده می کنید ، آن را به  یک شیء ثابت (به عنوان مثال چند کتاب) تکیه دهید تا تصویر ویدیویی پایدار بماند.
• بهتر است که میکروفون خود را خاموش کنید تا از پخش صدای صفحه کلید یا هرگونه صدای پس زمینه دیگر جلوگیری شود. زیرا این صداها می‌تواند حواس سایر شرکت کنندگان دیگران در تماس را پرت کند و برای آنها آزار دهنده باشد.
• اگر اتصال اینترنت ضعیف است بهتر است که  دوربین خود را خاموش کنید ، سایر برنامه ها را متوقف کنید ، میکروفون را قطع کنید و از دیگران بخواهید که همین کار را انجام دهند. همچنین می‌توانید نزدیک مودم بنشینید و کامپیوتر خود را مستقیماً به با کابل اترنت به مودم متصل کنید. اگر با دیگران  از یک اشتراک اینترنتی استفاده می‌کنید، بهتر است از آنها بخواهید که هنگام تماس شما کمتر از اینترنت استفاده کنند.
• انجام همزمان چند کار خصوصاً در هنگام تماس گروهی بسیار وسوسه‌انگیز است. اما ممکن است خیلی زود متوجه شوید که در جلسه گم شده اید و دیگران هم ممکن است متوجه این موضوع بشوند.
• اگر شما در وضعیت جدیدی قرار گرفته‌اید، یا از یک ابزار جدید ارتباطی استفاده می کنید ، بهتر است که قبل از جلسه، چند دقیقه وضعیت جدید را بررسی کرده و روش کار با ابزار جدید را بیاموزید و آن را امتحان کنید تا با گزینه هایی مانند روشن یا  خاموش کردن دوربین و میکروفون و غیره آشنا شوید.
• در صورت امکان یک برنامه ارتباط جایگزین تهیه و تست کنید. در صورت بروز مشکل در ارتباط با دیگران از آن استفاده کنید. به عنوان مثال ، تشکیل یک گروه سیگنال به شما کمک می کند تا بتوانید همچنان از طریق پیام با دیگران در ارتباط باشید و مشکلات احتمالی در تماس  را حل کنید. بهتر است که یک مرورگر جایگزین بر روی رایانه یا یک اپلیکیشن جایگزین بر روی تلفن خود نصب کنید تا در صورت بروز مشکل از آنها برای برقراری ارتباط استفاده کنید.
• اگر مایل هستید یک وبینار یا آموزش آنلاین ترتیب دهید ، می توانید از ابزارهای ارتباطات گروهی ذکر شده در بالا استفاده کنید.

 دستورالعملهای زیر برای برگزاری بهتر جلسات بسیار مفید است:

• اطمینان حاصل کنید که چه کسانی در تماس حضور دارند. در صورت نیاز ، برای بررسی هویت کلیه افراد شرکت کننده از آنها بخواهید که صحبت کنند. تنها با خواندن اسامی فرض نکنید که شرکت کنندگان را می‌شناسید.
• در مورد قوانین جلسه توافق کنید. این قوانین شامل موضوعاتی مانند روشن یا خاموش کردن دوربین ، روشن یا خاموش کردن میکروفون هنگام صحبت نکردن ، استفاده از پرچم برای گرفتن نوبت صحبت است.  توافق کنید که چه کسی رئیس جلسه است ، چه کسی یادداشت می کند و این یادداشت ها کجا و چگونه نگهداری، تدوین و سپس توزیع می شود ، آیا گرفتن عکس از تماس ویدیویی اشکالی ندارد؟ آیا ضبط تماس اشکالی ندارد؟
• درباره موضوعات و برنامه های زمانی جلسه توافق کنید. اگر وبینار شما بیش از یک ساعت است ، بهتر است آن را به چند بخش یک ساعته با توافق شرکت کنندگان تقسیم کنید ، تا وقت کافی برای استراحت و انجام کارهای دیگر خود داشته‌ باشید. آماده باشید که شاید همه شرکت کنندگان پس از استراحت برنگردند. بهتر است که روشهای دیگری برای بازگرداندن به آنها مثل استفاده از اکانت سیگنال، دلتاچت یا وایر آنها داشته باشید. 
• استفاده از برنامه‌هایی که شرکت کنندگان با استفاده از یک مرورگر و  بدون نیاز به ثبت نام یا نصب یک برنامه ویژه به آن متصل می شوند ، ساده ترین کار است اما بهتر است برنامه ای انتخاب کنید که به مدیر وبینار توانایی خاموش کردن میکروفن ها و بستن دوربین های شرکت کنندگان را بدهد.
• قبل از تماس، با همه شرکت کنندگان در مورد اینکه آیا نیازهای خاصی دارند گفتگو کنید. اگر ناشنوا یا سخت شنوا هستند ، یا اینکه کم بینا یا نابینا هستند، یا هر شرایط دیگری که می تواند بر مشارکت آنها در تماس تأثیر بگذارد را در نظر بگیرید و بر این اساس برای جلسه از بستری استفاده کنید که این نیازها را برطرف می‌‌کند. قبل از شروع جلسه بستر انتخابی را آزمایش کنید. برخی اقدامات ساده کیفیت جلسه را بهتر می‌کند. به عنوان مثال  روشن کردن دوربین امکان لب‌خوانی را برای ناشنوایان فراهم می کند.
• همه شرکت کنندگان را تشویق کنید که به آرامی صحبت کنند و در صورت امکان از به کار بردن اصطلاحات سخت خودداری کنند ، زیرا احتمالاً زبان جلسه ، زبان مادری همه شرکت‌کنندگان نیست. به طور طبیعی هنگام مکالمه لحظاتی از سکوت و مکث وجود دارد، از آنها بیشتر استفاده کنید. این مکثها برای شرکت کنندگان کم شنوا و مترجمین بسیار مفید است و همچنین به فن آوری‌های کمکی برای انتخاب صحیح کلمات کمک می‌کند.